BDO Rumunia: krok po kroku rejestracja spółki i usługi księgowe dla polskich przedsiębiorców

Rejestracja spółki w Rumunii z : krok po kroku dla polskich przedsiębiorców

Rejestracja spółki w Rumunii z to proces, który dla polskiego przedsiębiorcy może wydawać się złożony, ale przy dobrej organizacji i wsparciu lokalnego doradcy jest prosty i szybki. Najczęściej wybieraną formą jest SRL (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) — elastyczna struktura odpowiednia dla małych i średnich firm. Kluczowe etapy to przygotowanie dokumentów założycielskich, zgłoszenie do Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej (CUI, często nazywanego w polskich materiałach „NIP”) oraz ewentualna rejestracja do VAT. oferuje kompleksową pomoc na każdym z tych kroków: przygotowanie statutu, pełnomocnictw, tłumaczeń przysięgłych i reprezentację przed urzędami.

Praktyczny, krokowy przebieg wygląda zwykle tak: 1) ustalenie formy prawnej i struktury udziałowców; 2) przygotowanie i uwierzytelnienie dokumentów (dowody tożsamości, umowa spółki, potwierdzenie adresu siedziby); 3) złożenie wniosków do ONRC wraz z opłatami rejestracyjnymi; 4) rejestracja do podatków i nadanie CUI; 5) otwarcie konta bankowego i ewentualny depozyt kapitału zakładowego. W praktyce BDO może działać na podstawie pełnomocnictwa — to istotne, gdy właściciele nie mogą osobiście dopełnić formalności. Standardowy czas rejestracji w ONRC to kilka dni do 2 tygodni, ale pełne uruchomienie działalności (konto bankowe, rejestry VAT) może zająć dodatkowo kilka dni roboczych.

Jeśli chodzi o dokumenty międzynarodowe, wymagane dokumenty z Polski (np. odpis KRS, pełnomocnictwo) zwykle muszą być apostille i przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język rumuński. pomaga w skompletowaniu i legalizacji dokumentów, co znacznie skraca czas oraz minimalizuje ryzyko odrzucenia wniosków przez urzędy. W zakresie VAT warto pamiętać, że rejestracja VAT w Rumunii ma swoje zasady i terminy rozliczeń — BDO analizuje profil działalności i rekomenduje optymalny moment rejestracji oraz sposób rozliczeń.

Na koniec krótka, praktyczna checklista przygotowana pod kątem polskiego przedsiębiorcy, którą BDO może zrealizować za Ciebie:

kopie dowodów osobistych/wizowe i apostille (jeśli wymagane),

umowa spółki/statut przetłumaczony na rumuński,

dowód prawa do lokalu (umowa najmu + zgoda właściciela),

pełnomocnictwo dla lokalnego przedstawiciela (notarialne + apostille),

dokumenty finansowe, jeśli wymagane przy rejestracji VAT.

nie tylko przygotuje te dokumenty, ale też zadba o komunikację z ONRC i urzędami skarbowymi, minimalizując formalne przeszkody i przyspieszając start działalności.

Dokumenty, terminy i rejestry (ONRC, NIP, rejestr VAT) — praktyczny checklist przy zakładaniu spółki

Dokumenty, terminy i rejestry — praktyczny checklist przy zakładaniu spółki w Rumunii

Zakładając spółkę w Rumunii, warto od razu zaplanować komplet dokumentów i kolejne kroki rejestracyjne, by uniknąć opóźnień. Najważniejsze instytucje to Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) — rejestr handlowy, oraz urząd skarbowy, który nadaje numer identyfikacji podatkowej (w Rumunii spotkasz określenia CUI / CIF, odpowiadające polskiemu NIP). Rejestracja VAT wiąże się z osobnym procesem (numer VAT zaczyna się prefiksem RO i jest widoczny w systemie VIES), a odrębny obowiązek to wpis do krajowego rejestru beneficjentów rzeczywistych.

Podstawowy zestaw dokumentów zwykle obejmuje:

akta założycielskie/statut spółki oraz umowy wspólników;

dokumenty tożsamości (dowody osobiste/paszporty) udziałowców i członków zarządu;

dowód prawa do lokalu (umowa najmu lub akt własności) — potrzebny jako siedziba;

potwierdzenie wpłaty kapitału zakładowego (jeśli wymagane) oraz potwierdzenia bankowe;

pełnomocnictwa, jeżeli którąś czynność wykonuje przedstawiciel — często wymagane notarialne poświadczenie i tłumaczenie przysięgłe.

Pamiętaj o formalnościach związanych z dokumentami z Polski: urzędowe zaświadczenia i pełnomocnictwa zazwyczaj muszą być notarialnie poświadczone i tłumaczone przysięgłe, a w niektórych przypadkach konieczny będzie również apostille. Dla nierezydentów i spółek z udziałem zagranicznym przydatna jest także obsługa przez przedstawiciela fiskalnego — szczególnie przy rejestracji VAT lub gdy spółka nie ma stałej obecności w Rumunii.

Terminy i praktyczne wskazówki: rejestracja w ONRC i nadanie numeru podatkowego to pierwsze kroki przed rozpoczęciem działalności — procedury mogą trwać od kilku dni do kilku tygodni w zależności od kompletności dokumentów i obciążenia urzędów. Rejestracja VAT bywa odrębna i wymaga dodatkowej dokumentacji; okresy rozliczeniowe VAT (miesięczne lub kwartalne) ustalane są na etapie rejestracji i zależą m.in. od profilu działalności oraz przewidywanego obrotu. Z punktu widzenia SEO i praktyki: warto skompletować dokumenty zawczasu, zadbać o tłumaczenia, a wpisy do rejestrów (ONRC, rejestr beneficjentów, rejestr VAT/VIES) wykonywać równolegle, by skrócić czas startu.

Na koniec krótki checklist do wydrukowania: 1) sprawdź i przygotuj wszystkie akty i pełnomocnictwa, 2) zapewnij dokumenty lokalowe i potwierdzenie kapitału, 3) załatw tłumaczenia i ewentualne apostille, 4) złóż wnioski do ONRC i urzędu skarbowego o CUI/CIF, 5) zdecyduj o rejestracji VAT i (jeśli potrzeba) przedstawicielu fiskalnym, 6) wpisz beneficjentów rzeczywistych. Współpraca z biurem księgowym takim jak znacząco przyspieszy cały proces i zmniejszy ryzyko formalnych braków.

Usługi księgowe — zakres, model współpracy i orientacyjne koszty dla polskich firm

oferuje polskim przedsiębiorcom kompleksowy pakiet usług księgowych, który wychodzi naprzeciw specyfice prowadzenia działalności transgranicznej. W praktyce oznacza to nie tylko tradycyjną księgowość prowadzoną zgodnie z rumuńskimi przepisami, ale też obsługę VAT, raportowanie do urzędów (ONRC, ANAF), przygotowanie sprawozdań rocznych oraz wsparcie podatkowe dostosowane do modelu biznesowego klienta. Dla wielu firm kluczowa będzie również możliwość prowadzenia komunikacji w języku polskim oraz integracja z polskimi systemami raportowymi i bankami.

Zakres usług można podzielić na kilka podstawowych obszarów, co warto mieć na uwadze planując współpracę:

Prowadzenie ksiąg rachunkowych (pełna księgowość, księgi przychodów i rozchodów, ewidencje VAT);

Rozliczenia VAT i deklaracje (miesięczne/kwartalne pliki JPK/DEB oraz zgłoszenia do ANAF);

Kadry i płace (naliczanie wynagrodzeń, umowy, ZUS/rumuńskie składki, PIT);

Usługi doradcze (optymalizacja podatkowa, kontrola podatkowa, transfer pricing w razie potrzeby);

Usługi dodatkowe (prowadzenie ewidencji środków trwałych, przechowywanie dokumentów, przygotowanie sprawozdań dla właścicieli).

Model współpracy z jest elastyczny i dostosowany do potrzeb polskich firm: od pełnego outsourcingu księgowości, przez model hybrydowy (lokalny BDO jako wsparcie dla centralnej księgowości w Polsce), po jednorazowe projekty doradcze. Komunikacja odbywa się zazwyczaj przez dedykowanego opiekuna (możliwość kontaktu po polsku), a dokumenty wymieniane są bezpiecznymi kanałami elektronicznymi lub poprzez platformę chmurową, co przyspiesza obieg faktur i generowanie okresowych raportów. Umowy zawierane są z jasno określonym SLA dotyczącym terminów rozliczeń, dostępności konsultanta i formatu raportów.

Orientacyjne koszty — warto traktować je jako punkt wyjścia, bo ostateczna cena zależy od liczby dokumentów, poziomu skomplikowania transakcji oraz dodatkowych usług. Przybliżone widełki: jednorazowa opłata wdrożeniowa 200–800 EUR (900–3700 RON); miesięczne prowadzenie księgowości dla mikrofirmy 150–400 EUR (700–1800 RON); dla średniej firmy 400–900 EUR (1800–4100 RON); rozliczenie kadrowo-płacowe ok. 10–25 EUR (45–115 RON) za pracownika miesięcznie. Dodatkowe usługi doradcze i optymalizacyjne rozliczane są godzinowo lub w formie pakietów.

Decydując się na outsourcing do , polskie firmy zyskują nie tylko zgodność z lokalnym prawem, ale też narzędzia do redukcji ryzyka podatkowego i usprawnienia procesów finansowych. Rekomendowane kroki: zamówienie wstępnego przeglądu księgowego (audit pre-wdrożeniowy), określenie oczekiwań raportowych i uzgodnienie zakresu SLA, a następnie otrzymanie oferty cenowej dostosowanej do realnego wolumenu dokumentów. To podejście minimalizuje niespodzianki kosztowe i przyspiesza start działalności w Rumunii.

Podatki i VAT w Rumunii: obowiązki rozliczeniowe, terminy i możliwości optymalizacji

Podatki w Rumunii — krótki obraz
Dla polskich przedsiębiorców planujących działalność w Rumunii kluczowe są dwie informacje: standardowa stawka CIT wynosi 16%, a podstawowa stawka VAT to 19% (obowiązują też obniżone stawki 9% i 5% dla wybranych towarów i usług). W praktyce system oferuje dodatkowe reżimy podatkowe — m.in. preferencyjne zasady dla mikroprzedsiębiorstw oraz różne ulgi (np. na badania i rozwój czy reinwestycje) — które mogą znacząco wpłynąć na efektywną stawkę podatkową. Przy planowaniu warto od razu uwzględnić specyfikę rumuńskich ulg i dostępnych mechanizmów optymalizacyjnych.

Obowiązki rozliczeniowe i terminy — co najczęściej dotyczy polskich firm
Rejestracja do VAT w Rumunii jest obowiązkowa po przekroczeniu progu obrotów (około 300 000 RON w ciągu 12 miesięcy) lub w przypadku prowadzenia określonych działalności. Deklaracje VAT są najczęściej składane miesięcznie (terminy rozliczeń zwykle przypadają w następnym miesiącu rozliczeniowym — w praktyce warto ustalić dokładny termin z lokalnym księgowym). Do tego dochodzi roczne zeznanie CIT oraz obowiązek wpłacania zaliczek na podatek dochodowy w zależności od formy opodatkowania. Dla firm prowadzących transakcje transgraniczne dodatkowe obowiązki to rozliczenia dotyczace wewnątrzwspólnotowych nabyć/dostaw, mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) oraz ewentualne raportowanie OSS dla sprzedaży B2C w UE.

Możliwości optymalizacji — praktyczne rozwiązania
Optymalizacja podatkowa w Rumunii opiera się na kilku sprawdzonych rozwiązaniach, które warto rozważyć już na etapie rejestracji spółki: wybór reżimu mikroprzedsiębiorstwa (jeśli spełnione są warunki), właściwe stosowanie obniżonych stawek VAT, korzystanie z mechanizmów odwrotnego obciążenia przy transakcjach B2B, oraz wykorzystanie ulg na R&D czy reinwestycje. Ważne są też aspekty międzynarodowe — stosowanie konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania (Polska–Rumunia) może zmniejszyć obciążenia przy dywidendach, odsetkach czy należnościach licencyjnych. Kluczowe: optymalizacje muszą być poparte rzetelną dokumentacją (transfer pricing, faktury, umowy), bo w przeciwnym razie ryzyko kontroli i korekt jest realne.

Jak może pomóc
W praktyce najlepsze efekty osiąga się łącząc planowanie podatkowe z codzienną księgowością i raportowaniem. oferuje wsparcie w rejestracji VAT, prowadzeniu deklaracji, odzyskiwaniu nadpłat VAT, przygotowaniu dokumentacji transfer pricing oraz w identyfikacji dostępnych ulg i reżimów podatkowych. Dla polskich przedsiębiorców istotne jest także wsparcie w języku polskim oraz pewność co do bezpieczeństwa danych i zgodności z lokalnymi przepisami — to elementy, które minimalizują ryzyko błędów i kosztownych korekt.

Outsourcing księgowości do : bezpieczeństwo danych, obsługa w języku polskim i najczęstsze pułapki

Outsourcing księgowości do to dla wielu polskich przedsiębiorców sposób na szybkie wejście na rynek i zachowanie zgodności z lokalnymi przepisami. Korzystając z usług międzynarodowej firmy, zyskujesz dostęp do rumuńskiej wiedzy podatkowo‑księgowej, automatyzacji procesów i wsparcia przy e‑rozliczeniach. Jednocześnie kluczowe pozostaje: bezpieczeństwo danych, obsługa w języku polskim oraz świadomość najczęstszych pułapek przy przekazywaniu księgowości na zewnątrz.

Bezpieczeństwo danych nie powinno być traktowane wybiórczo. Przy wyborze sprawdź, czy dostawca ma podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodną z RODO, certyfikaty typu ISO 27001 lub dowody polityk bezpieczeństwa IT, szyfrowanie transmisji i danych w spoczynku oraz procedury tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania po awarii. Poproś o zakres uprawnień dostępu, logi audytowe i warunki przechowywania dokumentów — ważne jest też prawo do inspekcji i mechanizm zgłaszania naruszeń danych.

Obsługa w języku polskim znacząco ułatwia codzienną współpracę: sprawdź, czy BDO przydziela dedykowanego opiekuna mówiącego po polsku, oferuje tłumaczenia kluczowych raportów i komunikację e‑mail/telefon w języku polskim. W umowie warto zawrzeć zapisy o czasie reakcji (SLA), terminach miesięcznych zamknięć ksiąg oraz formatach raportów (np. PDF + plik źródłowy), by uniknąć nieporozumień i przyspieszyć proces decyzyjny w firmie.

Najczęstsze pułapki, których warto się wystrzegać, to m.in. niejasny zakres usług, ukryte koszty za dodatkowe czynności (rejestracje, korekty, rozliczenia zagraniczne), brak planu wyjścia/transferu danych oraz niedopasowanie terminów rozliczeń do rumuńskiego kalendarza fiskalnego. Dodatkowo problematyczne bywają rozbieżności interpretacyjne dotyczące VAT, e‑fakturowania i archiwizacji elektronicznej — dlatego warto mieć jasne procedury księgowe od początku.

Aby zminimalizować ryzyko, zastosuj prosty checklist przed podpisaniem umowy:

poproś o DPA i certyfikaty bezpieczeństwa,
uzgodnij SLA i język komunikacji,
określ odpowiedzialność za błędy i koszty korekt,
upewnij się co do procedury zakończenia współpracy i przekazania danych,
zleć próbny okres (pilot) i referencje od innych polskich klientów.

Taka przygotowana współpraca z pozwoli zachować bezpieczeństwo danych, sprawną obsługę po polsku i ograniczyć typowe pułapki outsourcingu księgowości.